UXEM SIGN

ANEXO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Instrumento del Encargo del Tratamiento — Artículo 25, Decreto 1377 de 2013

UXEM Entertainment Group S.A.S. NIT: 901.811.705-2 Medellín, Antioquia, Colombia

Versión 1.0 | Vigente desde 20 de septiembre de 2026

Este Anexo se incorpora por referencia a los Términos y Condiciones de Uso de UXEM Sign (Sección 9) y a la Política de Tratamiento de Datos Personales (Sección 10). Se entiende aceptado por el Usuario desde el momento en que acepta los Términos y Condiciones de Uso, sin necesidad de firma separada.

1. OBJETO Y PARTES

Este Anexo regula el tratamiento de datos personales que UXEM Sign realiza por cuenta del Usuario, en su calidad de Encargado del Tratamiento, respecto de los datos personales de los Firmantes y del contenido contractual que el Usuario cargue en la Plataforma, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Son partes de este Anexo:

• El Usuario, en su calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus Firmantes.
• UXEM Entertainment Group S.A.S., a través de la plataforma UXEM Sign, en su calidad de Encargado del Tratamiento.

2. DEFINICIONES

Remisión a las definiciones de la Sección 3 de la Política de Tratamiento de Datos Personales y la Sección 2 de los Términos y Condiciones de Uso. Para efectos de este Anexo, adicionalmente:

• Datos del Encargo: los datos personales de los Firmantes y el contenido contractual con datos personales de terceros que el Usuario carga en la Plataforma para la generación y firma de Contratos Generados.
• Instrucciones Documentadas: las instrucciones impartidas por el Usuario a través del uso normal de las funcionalidades de la Plataforma (creación de plantillas, invitación de Firmantes, configuración de campos), así como cualquier instrucción adicional que el Usuario curse por escrito a privacidad@uxemsign.com.

3. ALCANCE Y NATURALEZA DEL TRATAMIENTO

4. OBLIGACIONES DE UXEM SIGN COMO ENCARGADO

Conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, UXEM Sign se obliga a:

• Dar tratamiento a los Datos del Encargo únicamente a nombre del Usuario, conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012, y exclusivamente para las finalidades descritas en la Sección 7.2 de la Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Salvaguardar la seguridad de los Datos del Encargo, aplicando las medidas técnicas y organizativas descritas en el Documento de Seguridad de la Información de UXEM Sign.
• Guardar confidencialidad respecto de los Datos del Encargo, incluso después de finalizada la relación con el Usuario.
• Tratar los Datos del Encargo únicamente conforme a las Instrucciones Documentadas del Usuario, y abstenerse de usarlos para fines propios, comercialización, o cualquier finalidad distinta de la prestación del Servicio.
• No transferir ni transmitir los Datos del Encargo a terceros distintos de los Subencargados autorizados conforme a la Sección 6 de este Anexo, salvo instrucción expresa del Usuario o requerimiento de autoridad competente.
• Notificar al Usuario cualquier incidente de seguridad que afecte los Datos del Encargo, conforme al procedimiento de la Sección 8 de este Anexo.
• Prestar asistencia razonable al Usuario para que este pueda atender las solicitudes de sus Firmantes en ejercicio de sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición, Portabilidad y Revocación, conforme a la Sección 9 de este Anexo.
• Poner a disposición del Usuario la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones de este Anexo, conforme a la Sección 10.
• Al terminar la relación con el Usuario, conservar o suprimir los Datos del Encargo conforme a la Sección 11 de este Anexo.

5. OBLIGACIONES DEL USUARIO COMO RESPONSABLE

El Usuario declara y garantiza que:

• Cuenta con la autorización previa, expresa e informada de cada Firmante para el tratamiento de sus datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012, obtenida por sus propios medios, antes de invitarlo a firmar a través de la Plataforma.
• Las Instrucciones Documentadas que imparta a UXEM Sign, así como el contenido que incorpore a los Contratos Generados, cumplen con la legislación aplicable, incluyendo la normativa de protección de datos personales.
• Es el único responsable frente a sus Firmantes y frente a la Superintendencia de Industria y Comercio por la licitud del tratamiento que instruye a UXEM Sign realizar, conforme a la Sección 7 de los Términos y Condiciones de Uso.
• Notificará a UXEM Sign, a través de privacidad@uxemsign.com, cualquier instrucción que exceda el uso normal de las funcionalidades de la Plataforma.

6. SUBENCARGADOS

El Usuario autoriza expresamente a UXEM Sign a valerse del siguiente Subencargado para la prestación del Servicio:

• Hostinger International Ltd. (Chipre, con centro de datos en Estados Unidos), como proveedor de infraestructura tecnológica, conforme a la Sección 12(a) de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

UXEM Sign informará al Usuario, con treinta (30) días de anticipación, cualquier cambio de Subencargado o incorporación de uno nuevo, a través del correo electrónico registrado en la cuenta del Usuario, dando a este la oportunidad de oponerse por motivos razonables relacionados con la protección de datos, antes de que el cambio surta efecto.

7. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

El Usuario reconoce y acepta que, como consecuencia de la subcontratación descrita en la Sección 6, los Datos del Encargo serán transmitidos internacionalmente a Estados Unidos, país que no cuenta con un nivel adecuado de protección de datos reconocido por la Superintendencia de Industria y Comercio. Dicha transmisión se ampara en el Data Processing Addendum suscrito entre UXEM Sign y Hostinger International Ltd., conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 y a lo descrito en la Sección 12(a) de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

8. NOTIFICACIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

Ante un incidente de seguridad que afecte los Datos del Encargo, UXEM Sign notificará al Usuario sin demora injustificada y, en todo caso, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su confirmación conforme al Protocolo de Atención de Incidentes de Seguridad, indicando la naturaleza del incidente, los datos y Firmantes potencialmente afectados, y las medidas adoptadas. Esta notificación es independiente y previa a la que UXEM Sign deba surtir ante la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la Sección 14.3 de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

9. ASISTENCIA EN EL EJERCICIO DE DERECHOS DE LOS FIRMANTES

Cuando un Firmante presente una solicitud de Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición, Portabilidad o Revocación directamente a UXEM Sign respecto de datos cargados por el Usuario, UXEM Sign remitirá dicha solicitud al Usuario dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recepción, conforme a la Sección 11.1 de la Política de Tratamiento de Datos Personales, y prestará al Usuario la asistencia técnica razonable que este requiera para atenderla dentro de los plazos legales.

10. AUDITORÍA Y DEMOSTRACIÓN DE CUMPLIMIENTO

UXEM Sign puede acreditar el cumplimiento de sus obligaciones bajo este Anexo mediante un resumen ejecutivo del Documento de Seguridad de la Información, el Programa Integral de Gestión de Datos Personales y el Protocolo de Atención de Incidentes de Seguridad, disponible para consulta del Usuario que lo solicite razonablemente a través de privacidad@uxemsign.com. UXEM Sign entrega un resumen, y no los documentos completos, por tratarse de información operativa cuya divulgación íntegra podría comprometer la seguridad de la Plataforma.

11. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN AL TERMINAR

• UXEM Sign conservará los Datos del Encargo correspondientes a Contratos Generados que hayan sido firmados, durante los plazos establecidos en la Sección 15 de la Política de Tratamiento de Datos Personales (mínimo diez (10) años), por tratarse de datos que forman parte integral de un documento con valor probatorio, con independencia de que la cuenta del Usuario permanezca activa.
• Tratándose de Contratos Generados que no lleguen a completarse (borradores o invitaciones de firma no perfeccionadas), UXEM Sign suprimirá los Datos del Encargo correspondientes dentro de los treinta (30) días siguientes a la terminación de la cuenta del Usuario, salvo instrucción distinta de este.
• La configuración de Marca Blanca del Usuario se conservará conforme a lo descrito en la Sección 10 de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Lo dispuesto en esta Sección regula la terminación de la relación con un Usuario individual. En caso de que UXEM Sign cese sus operaciones en su totalidad, aplicará el procedimiento descrito en la Sección 20 (Cese de Operaciones) de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

12. RESPONSABILIDAD

La responsabilidad de UXEM Sign bajo este Anexo se rige por la Sección 14 de los Términos y Condiciones de Uso, incluyendo el límite máximo de responsabilidad de la Sección 14.6 y las excepciones de la Sección 14.7.

13. VIGENCIA Y TERMINACIÓN

Este Anexo entra en vigencia junto con la aceptación de los Términos y Condiciones de Uso por parte del Usuario, y permanece vigente mientras subsista la cuenta del Usuario en la Plataforma, sin perjuicio de las obligaciones de conservación, confidencialidad y seguridad que sobrevivan conforme a la Sección 11 de este Anexo.

14. RELACIÓN CON OTROS DOCUMENTOS

• Términos y Condiciones de Uso, Sección 9.
• Política de Tratamiento de Datos Personales, Secciones 7.2, 10, 12(a), 15 y 20.
• Documento de Seguridad de la Información.
• Programa Integral de Gestión de Datos Personales (PIGD).
• Protocolo de Atención de Incidentes de Seguridad.
• Data Processing Addendum de Hostinger International Ltd.

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